Reservering inzien en bewerken

Je kunt alle gemaakte reserveringen, opties en annuleringen inzien onder het tabblad Reserveringen. Daarbij kun je de filters gebruiken om een selectie van de reserveringen te maken. Ook kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld alleen opties te bekijken. Wanneer je een reservering aanklikt heb je inzicht in de volgende gegevens.

Reservering inzien

Gegevens

Linksboven zie je de gegevens van de Boeking. Dit zijn gegevens als het reserveringsnummer, het kanaal etc. Wil je deze gegevens wijzigen dan zul je dit ook bij dat blok moeten aanpassen. De velden met een potloodje erachter kun je wijzigen. Ook kun je hier de boeking annuleren. 

Boeker

Elke reservering heeft een hoofdboeker en een hoofdgast. Nú zullen deze veelal dezelfde persoon zijn. Enkel bij een groepsboeking is dit niet het geval. Dan is de hoofdboeker misschien Pa & Ma Wildschut die voor hun zoon Patrick Wildschut en het gezin en hun dochter Merlinde Wildschut en het gezin ook een boeking maken. Pa en Ma Wildschut zijn de Boeker en zoon Patrick en dochter Merlinde Wildschut zijn beide een hoofdgast. Gegevens over de boeker wijzig je ook bij de gegevens van boeker, denk aan NAW-gegevens, de taal, de labels etc. 

Betaalstatus

In de betaalstatus kun je nog aan de betaalbalk zien of de factuur betaald is of niet. Daarnaast geven we een overzicht van wat het totaalbedrag is van de factuur, wat er betaald is (door op het icoontje te klikken achter betaald kun je direct de geboekte betalingen zien) en het openstaande bedrag. Vanuit dit overzicht kun je de factuur opnieuw versturen, betalingsregeling bewerken, een betaling toevoegen, terugbetaling toevoegen of een voucher inwisselen. Klik je op Toon historie dan krijg je een overzicht van alle verzonden facturen en de geboekte betalingen.

Factuur

Wanneer je werkt met facturatie bij vertrek kan je hier zelf een gastfactuur maken als je deze eerder nodig hebt dan wanneer de gast uitcheckt. Wanneer je werkt met facturatie bij bevestiging zal de factuur direct na het bevestigen van de boeking beschikbaar zijn. Je kan hier de factuur versturen, de factuur bekijken, de betaling uitstellen en de journaalposten bekijken.

Boeking

Onder het kopje boeking kan je de boekingsbevestiging opnieuw versturen en een reservering toevoegen als je een groepsboeking wenst te maken.

Reservering

Bij reservering kan je de reservering inchecken en zie de details van de reservering. Hier kan je o.a. het object, de verblijfsperiode en reisgezelschap wijzigen. Ook is dit de plek om het kenteken van de gast en de gastenlijst in te vullen.

Bestelling

Een bestelling blijft open staan totdat je er een definitieve factuur van maakt. Vanuit het overzicht van de bestelling kun je direct een arrangement, een pakket of een extra toevoegen. Je kan op elke regel een korting geven (door op het potloodje aan de rechterkant te klikken) of je kan een variabele kostenpost opboeken om een korting te verwerken. Voor het verwijderen van een regel kan je klikken op het prullenbak icoontje achter de regel.

Wijzigt de reserveringsprijs door je wijzigingen? Dan krijg je drie mogelijkheden te zien bovenaan de reservering als je werkt met facturatie bij bevestiging.

• Afboeken: Dit gebruik je als de gast niet hoeft te betalen voor de extra's.
• Markeer als bevestigd: Dit betekent dat je de wijziging bevestigd maar niet naar de gast stuurt.
• Stuur gast een bevestiging: Dan stuur je per e-mail een nieuwe boekingsbevestiging naar de gast.

Werk je met facturatie bij vertrek dan krijg je twee mogelijkheden te zien als er nog geen gastfactuur bestaat.

• Overslaan: Je stuurt geen nieuwe bevestiging naar de gast.
• Stuur boekingsbevestiging opnieuw: Stuur gast een bevestiging:

Overzicht taken, auto e-mails en receptie berichten

Helemaal onderin het scherm vind je een overzicht van de ingeplande taken en kun je eventueel direct een nieuwe taak aanmaken. Daarnaast zie je de auto e-mails die al verstuurd zijn of nog verstuurd moeten worden. Je kunt een auto e-mail opnieuw versturen of, indien je niet wil wachten op het moment dat deze verstuurd zou worden, direct versturen. Ook vind je onder Receptie berichten de interne berichten terug die verstuurd zijn voor deze reservering.